Mitarbeiter/in (m/w/d) Veranstaltungsmanagement in Vollzeit

Bewerbungsschluss:

Der Exzellenzcluster „ORIGINS: Vom Ursprung des Universums bis zu den ersten Bausteinen des Lebens“, kurz ORIGINS Cluster, ist ein interdisziplinärer und kollaborativer Forschungsverbund, gefördert im Rahmen der Exzellenzstrategie des Bundes und der Länder. Am Verbund forschen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler der Ludwig-Maximilians-Universität (LMU), der Technischen Universität München (TUM), der Max-Planck-Institute für Astrophysik (MPA), extraterrestrische Physik (MPE), Physik (MPP), Plasmaphysik (IPP) und Biochemie (MPIB) sowie der Europäischen Südsternwarte (ESO) und des Leibniz Rechenzentrums (LRZ).

Das Gastforscherzentrum Munich Institute for Astro- and Particle Physics (MIAPP) des Exzellenzclusters ORIGINS veranstaltet Programme, Workshops und Konferenzen zu Schlüsselfragen der Kern-, Teilchen-, Astrophysik, Kosmologie und der Biophysik und begrüßt dazu lokale und internationale Wissenschaftler. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum frühestmöglichen Zeitpunkt eine/n

 

Mitarbeiter/in (m/w/d) Veranstaltungsmanagement in Vollzeit

 

Ihre Aufgaben umfassen:

  • Gestaltung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen aller Art (Workshops, Tagungen, Konferenzen) inklusive der Termin-, Reise- und Raumplanung, der Kaffeepausen und des Caterings sowie Mitarbeit bei der Erstellung eventspezifischer Materialien
  • Beratung und Betreuung internationaler Wissenschaftler und Gäste (in deutscher und englischer Sprache) in allen organisatorischen und administrativen Belangen vor, während und nach dem Aufenthalt an den MIAPP Veranstaltungen
  • Erstellung von Budget- und Kostenkalkulationen, sowie Überwachung der Kostenentwicklung sowohl der einzelnen Abrechnungen als auch des Gesamtbudgets des MIAPP Programms innerhalb des Clusters ORIGINS
  • Vorbereitende Buchhaltung, Kontierung, Kontenprüfung, Abzeichnung, etc. unter Einhaltung aller Vorgaben und Richtlinien der TUM und der DFG
  • Berichterstattung über die Finanzen gegenüber den Projektverantwortlichen, der Geschäftsführung und dem Drittmittelgeber DFG, Unterstützung bei der Vorbereitung des Verwendungsnachweises
  • Auswertung von Daten und Erstellung von statistischen Auswertungen für entsprechende Jahresberichte (u.a. Datenbankpflege, Adressmanagement)
  • Aktualisierung und Pflege des Internetauftrittes sowie der Datenbank.

Ihre Anforderungen:

  • Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Verwaltung, Hotelfach/Veranstaltungs-management und/oder einschlägige Berufserfahrung in diesen Bereichen sowie Gästebetreuung
  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift)
  • Erfahrung im universitären Umfeld bezüglich der Regelungen im Haushaltsrecht, Bay. Reisekostengesetz, Beschaffung, etc. von Vorteil
  • Freude am Umgang mit internationalen Gästen
  • Organisationstalent, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise
  • Große Selbstständigkeit, Flexibilität, Eigenverantwortung und großes Engagement
  • Sehr gute EDV-Kenntnisse im Umgang mit Standard-Büro-Software (u.a. Serienbrieferstellung, Excel)
  • Idealerweise Kenntnisse im Webseiten Content Management (Typo 3) und der Dokumentenerstellung mit LaTeX, sowie SAP

Unser Angebot:

Wir bieten Ihnen eine interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit im Umfeld einer modernen, renommierten und international ausgerichteten Universität am Standort in Garching. Sie arbeiten dabei selbstständig in einem dynamischen, internationalen und teamorientierten Umfeld mit wechselnden Herausforderungen.

Die Einstellung erfolgt an der TUM und ist zunächst bis zum 31.12.2025 befristet. Die Vergütung erfolgt nach TV-L E8 mit den im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen.

Schwerbehinderte Bewerber/innen werden bei im Wesentlichen gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt eingestellt. Die TUM strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich begrüßt.

Ihre Bewerbung:

Ihre aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, etc.) in Form einer PDF-Datei reichen Sie bitte über job(at)origins-cluster.de bis zum 14.06.2021 ein. Bitte verwenden Sie die Bezeichnung „MIAPP“ in der Betreffzeile Ihrer Email. Postalisch eingesendete Unterlagen werden nicht zurückgeschickt, sondern datenschutzgerecht vernichtet.

Ihre Ansprechpartnerin ist:
Dr. Ina Haneburger
Technische Universität München
Exzellenzcluster ORIGINS
Boltzmannstr. 2
85748 Garching
Ina.haneburger(at)tum.de
https://www.munich-iapp.de/ und https://www.origins-cluster.de/


Hinweis zum Datenschutz:

Im Rahmen Ihrer Bewerbung um eine Stelle an der Technischen Universität München (TUM) übermitteln Sie personenbezogene Daten. Beachten Sie bitte hierzu unsere Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zur Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung. Durch die Übermittlung Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzhinweise der TUM zur Kenntnis genommen haben.